DEMOformatosGTC185

NORMA TÉCNICA GTC185

NORMA GTC 185

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten lagestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación yel manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con ladisminución del tiempo y los costos, con buena calidad.El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades ycaracterísticas internas de las organizaciones.La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588,NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.

OBJETO

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentosgenerados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagencorporativa.Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para laspartes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan losprotocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cadaorganización, para la producción de documentos.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos ydefiniciones.

·          Acta.

Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión osituación específica.

·          Anexo.

Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve paracomplementar y aclarar.

·          Asunto.

Síntesis del contenido de la comunicación.

·         Bibliografía.

Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asuntodeterminado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador parasustentar sus escritos.

·          Cargo.

Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. Carta.

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones ypersonas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.En algunas entidades se denomina oficio.

·           Certificado.

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

·         Circular.

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigidaa un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

·         Constancia.

Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

·          Despedida.

Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

·         Destinatario.

Persona a quien va dirigida la comunicación.

·         Encabezado.

Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

·         Encabezamiento.

Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo decomunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.

·          Memorando.

 Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.

·          Mensaje electrónico.

 Comunicación escrita, a través de la Internet.

CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).

Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

EJEMPLO:

CIRCULAR

 Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

MEMORANDO

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

INFORME

En términos generales, un informe es un texto que se da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material. El informe contiene datos presentes o pasados ya comprobados.

El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

CERTIFICADO

es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.